AI로 일상생활의 생산성 높이기 2 - 자동화 도구로 줄이는 반복 작업

 

AI를 활용한 자동화 도구로 반복 작업 줄이기: 시간을 아껴주는 비법

매일 반복되는 작업은 우리의 생산성을 저하시키고, 시간이 부족하다는 압박을 느끼게 합니다. 하지만 AI 자동화 도구를 활용하면 이런 반복적인 작업을 최소화할 수 있습니다. 이를 통해 더 중요한 업무에 집중하고, 시간을 효율적으로 사용할 수 있죠. 이번 글에서는 Zapier와 IFTTT 같은 전통적인 도구 외에도 2024년 현재 많이 사용되는 새로운 도구들을 함께 살펴보고, 이를 통해 이메일 관리, 파일 정리, 데이터 입력 등을 어떻게 자동화할 수 있는지 설명하겠습니다.

 

 

1. Zapier: 다양한 앱 연동을 통한 자동화

• 기능: Zapier는 다양한 앱 간에 "Zap"이라는 자동화 작업을 설정하여, 여러 앱에서 일어나는 활동을 자동으로 연동시켜줍니다. 예를 들어, 새로운 이메일이 도착하면 이를 자동으로 특정 파일로 저장하거나, 소셜 미디어 게시물이 업데이트되면 이를 구글 스프레드시트에 기록하는 등의 작업을 설정할 수 있습니다.
• 주요 사용 예시:
  • 이메일 관리: Gmail에서 중요한 이메일을 자동으로 태그 지정하고, 이를 구글 드라이브에 저장하는 워크플로우 설정.
  • 파일 정리: 구글 드라이브에 새 파일이 추가되면 이를 자동으로 다른 폴더로 이동하거나 백업하는 작업.
• 활용 예시: 이메일로 받은 주문 정보를 자동으로 스프레드시트에 추가하고, 주문 완료 확인 이메일을 고객에게 보내는 작업을 Zapier로 자동화할 수 있습니다.
• 사용 방법: Gmail과 Google Sheets, 그리고 이메일 전송 서비스(예: Mailchimp)를 Zapier를 통해 연결한 뒤, 새 이메일이 도착하면 해당 정보를 스프레드시트에 기록하고 자동 응답을 보내도록 설정합니다. 이렇게 하면 매번 수동으로 이메일을 확인하고, 데이터를 입력하는 수고를 덜 수 있습니다.
• 2024년 동향: Zapier는 다양한 새 기능을 추가하고, 더 많은 AI 기반 연동 기능을 제공하여 사용자 경험을 향상시키고 있습니다. 특히 Slack, Trello, Notion과 같은 협업 도구와의 연동이 강화되었습니다.
• 한국어 지원: 미지원. 인터페이스는 영어지만, 비교적 쉽게 사용할 수 있습니다.

 

2. IFTTT: 간단한 트리거 설정을 통한 자동화

• 기능: "If This Then That"의 약자인 IFTTT는 간단한 트리거를 설정하여 특정 조건이 충족되면 작업을 자동으로 실행하는 도구입니다. 예를 들어, 날씨가 비가 올 것으로 예보되면 자동으로 스마트 조명을 켜거나, 특정 시간에 특정 장치를 끄는 등 일상 생활 속에서 간단한 자동화를 제공합니다.
• 주요 사용 예시:
  • 스마트홈 자동화: 특정 시간에 조명이 켜지거나, 날씨에 따라 에어컨이 자동으로 조절되는 등 스마트 기기를 자동화할 수 있습니다.
  • 소셜 미디어 자동화: 인스타그램에 게시물을 올리면 이를 자동으로 트위터나 페이스북에 동시에 공유하는 기능.
• 활용 예시: 특정 시간에 카메라 보안 시스템이 자동으로 켜지고, 스마트폰에 알림이 오도록 설정할 수 있습니다.
• 사용 방법: IFTTT에서 스마트 홈 기기와 카메라 앱을 연결한 뒤, 매일 오후 6시에 카메라가 자동으로 켜지고, 알림이 오도록 설정하면 일일 수동 확인 작업을 줄일 수 있습니다.
• 2024년 동향: IFTTT는 2024년에 다양한 스마트 기기와의 통합이 더 강화되어, 가정과 사무실의 여러 장치 간 자동화를 더욱 쉽게 설정할 수 있습니다.
• 한국어 지원: 미지원. 인터페이스는 영어로 제공됩니다.

 

3. Make (구 Integromat): 복잡한 자동화 작업 처리

• 기능: Make는 복잡한 워크플로우를 처리할 수 있는 강력한 자동화 도구로, 여러 앱과 서비스 간의 데이터를 실시간으로 처리할 수 있습니다. Zapier보다 조금 더 복잡한 자동화 작업이 가능하며, 다양한 조건을 설정하여 데이터를 전송하거나 처리하는 데 매우 유용합니다.
• 주요 사용 예시:
  • 데이터 입력 자동화: Google Sheets에 새로운 데이터가 입력될 때 이를 자동으로 처리하여 CRM에 기록하거나 이메일로 보고서를 보내는 작업.
  • API 연동: 다양한 서비스의 API를 연결하여 복잡한 작업을 자동화할 수 있습니다.
• 활용 예시: 온라인 쇼핑몰의 고객 주문 정보를 자동으로 CRM 시스템에 추가하고, 고객에게 주문 확인 이메일을 보내는 작업을 Make로 자동화할 수 있습니다.
• 사용 방법: Google Sheets와 CRM 시스템(예: Salesforce), 이메일 전송 서비스(예: SendGrid)를 Make를 통해 연결하여, 스프레드시트에 주문이 추가되면 이를 CRM에 기록하고, 고객에게 자동 확인 이메일을 보내도록 설정할 수 있습니다.
• 2024년 동향: Make는 기업 고객들 사이에서 큰 인기를 끌고 있으며, 대규모 데이터 처리 및 비즈니스 자동화 작업을 쉽게 설정할 수 있도록 기능을 확장하고 있습니다.
• 한국어 지원: 미지원. 다만 영어 기반의 인터페이스가 비교적 직관적입니다.

 

4. Microsoft Power Automate: 업무 자동화를 위한 도구

• 기능: Microsoft Power Automate는 Office 365와의 연동을 통해 문서 작성, 이메일 관리, 보고서 생성 등 업무를 자동화할 수 있는 도구입니다. 또한 다양한 비즈니스 애플리케이션과도 연동되어 복잡한 작업을 자동으로 처리합니다.
• 주요 사용 예시:
  • 문서 자동화: 특정 조건이 충족되면 Word 문서나 Excel 보고서를 자동으로 생성하고 이메일로 발송.
  • 업무 프로세스 자동화: 업무 플로우를 자동으로 추적하여 다음 작업으로 연결하거나 일정에 맞춰 작업을 자동화하는 기능.
• 활용 예시: 이메일로 들어온 계약서를 자동으로 SharePoint에 저장하고, 팀원에게 자동으로 공유하는 과정을 Power Automate로 자동화할 수 있습니다.
• 사용 방법: 이메일과 SharePoint, 그리고 알림 기능을 Power Automate로 연동하여, 새 계약서가 들어오면 이를 SharePoint에 저장하고 팀원에게 자동으로 알림을 보내는 흐름을 설정할 수 있습니다.
• 2024년 동향: Power Automate는 더욱 직관적인 AI 기능을 추가하여, 비즈니스 프로세스 관리와 대규모 데이터 작업 자동화를 용이하게 하고 있습니다.
• 한국어 지원: 지원. 한국어 인터페이스가 제공되며, 한국 내에서도 많이 사용되고 있습니다.

 

5. Notion AI: 업무 통합 관리와 자동화

• 기능: Notion은 단순한 문서 작성 도구에서 AI를 기반으로 한 업무 자동화 기능을 추가하여 일정 관리, 문서 작성, 프로젝트 관리 등을 한 곳에서 통합적으로 관리할 수 있습니다. 특히 Notion AI는 반복적인 작업을 자동화하여 생산성을 높이는 데 매우 유용합니다.
• 주요 사용 예시:
  • 콘텐츠 생성 자동화: 특정 조건에 맞춰 문서나 템플릿을 자동으로 생성하고, 실시간으로 업데이트된 내용을 팀원들과 공유하는 기능.
  • 할 일 관리: 자동으로 일정이 갱신되거나 마감일을 알리는 기능.
• 활용 예시: 매주 월요일 아침에 회의 아젠다를 자동으로 생성하고, 팀원들에게 이메일로 공유하는 과정을 Notion AI로 설정할 수 있습니다.
• 사용 방법: Notion의 자동화 기능을 통해 정기적으로 업데이트되는 회의 템플릿을 설정하고, 매주 월요일 자동으로 팀원들에게 알림을 보내도록 설정합니다.
• 2024년 동향: Notion AI는 반복적인 작업을 처리할 수 있는 다양한 새로운 기능을 출시하였으며, 특히 콘텐츠 제작과 일정 관리에서 강력한 기능을 제공합니다.
• 한국어 지원: 지원. 2023년에 한국어 지원을 공식 도입하였으며, 한국어로 모든 기능을 사용할 수 있습니다.

 

6. Trello와 Butler (AI 기능): 카드 기반 프로젝트 관리 자동화

• 기능: Trello는 카드 기반의 프로젝트 관리 도구로, Butler라는 AI 자동화 기능을 통해 특정 조건에 따라 카드 이동, 알림 발송 등의 작업을 자동화할 수 있습니다.
• 주요 사용 예시:
  • 프로젝트 관리 자동화: 일정이 다가오면 자동으로 알림을 보내거나, 작업 완료 후 자동으로 다음 단계를 생성하는 기능.
  • 작업 흐름 자동화: 특정 조건이 충족되면 작업 카드가 자동으로 이동하거나 할당되는 기능.
• 활용 예시: 특정 팀원이 카드를 완료하면 자동으로 다음 팀원에게 새로운 카드를 할당하는 과정을 Trello의 Butler로 자동화할 수 있습니다.
• 사용 방법: Trello와 Butler를 연동하여, 특정 작업이 완료되면 자동으로 다음 작업이 생성되고 관련 팀원에게 할당되도록 설정할 수 있습니다.
• 2024년 동향: Trello는 Butler 기능을 확장하여 AI를 이용한 더 복잡한 작업 흐름 관리가 가능해졌습니다.
• 한국어 지원: 지원. Trello는 한국어로 완벽하게 지원되며, Butler 기능도 한국어로 사용할 수 있습니다.

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2024년에도 AI 기반 자동화 도구들은 반복 작업을 줄이는 데 중요한 역할을 하고 있습니다. Zapier, IFTTT, Make, Microsoft Power Automate는 복잡한 자동화 작업을 처리할 수 있는 강력한 도구이며, Notion AI와 Trello는 직관적인 인터페이스로 쉽게 사용할 수 있는 자동화 기능을 제공합니다. 이들 도구를 활용해 이메일 관리, 파일 정리, 데이터 입력 등의 일상적인 반복 작업을 효율적으로 자동화함으로써, 시간을 절약하고 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다.